【テレワーク】中小企業経理部員が導入するメリットについて解説

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ビジネス/書評

中小企業経理部でもテレワーク可能です。

わからない君
わからない君

え?本当にできるの?

ひろ
ひろ

テレワーク導入して

3週間くらい経ちますが^^

こんちには、こんばんは、おはようございます!

中小企業で経理部員として勤務しているひろです。

こちらの記事でも紹介したように

中小企業の我が社もテレワーク対応が導入されました。

今回は実際にテレワーク作業をして感じた

メリットとデメリットをご紹介します。

 

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経理部がテレワークするメリットデメリット まとめ(忙しい方向け)

2020年4月時点では完全にテレワーク対応することは困難です。

それでも部分的に経理業務をテレワーク化することは、

十分に可能だと私は思います。

もちろん事前に整える必要はありますが、

全くできない、ということはありませんね。

似たように使われるリモートワークとの比較は

こちらで紹介しています。

正直大きな差はありませんので、同じ意味で読んでいただければ。

 

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経理部がテレワークするメリット 3選

直接電話や訪問があるわけではないので、

頭を使う作業を連続してやりやすいです。

考えをまとめている途中で中断することが

多かったので特に強く実感しています。

頭脳作業を積極的にやるには持ってこいですね。

 

メリット① 自分のペースでじっくり考えることができる

3月決算の企業は特に4月5月は、

前年である2019年度と2020年4月、2020年5月の

処理を並行して進めることになります。

その為、前年度と今年度を行ったり来たりします。

ひろ
ひろ

この時期は混乱しやすいのです。

どうしても出社していると電話がかかってきたり、

実際にフロアに来たりで手が止まることがあります。

その点、テレワークをしていると大半は

メールやチャットでの問い合わせなので、

自分のペースで回答することができます。

・自分の頭で考えて作業するとき
・質問に対して回答するとき

自分で決めて対応することができるので

業務を効率的に進めることができますね。

 

メリット② 業務改善向けの作業ファイルを構成できる

システムがバラバラに導入されている状況なので、

システムとシステムの連携がどうしても悪いのです。

ひろ
ひろ

中小企業だと幅広くフォローしている

システムを導入するのが難しいんです…

そういったこともあって、

・Excelで作業用のファイル作成

をする必要性が高いです。

流れとしては

✅システムからデータを吐き出す。
✅Excelで別システムに取り込むための加工
✅別システムでデータを活用

というイメージで作成することが多いです。

他のシステムと連携目的の機能が

搭載されているシステムもありますが、

全く無いものもあります。

データの出力のされ方と取り込みの仕方を

考えて作る必要があります。

その為、全体の流れを考えて

作成できた方がより良いものになりますね。

ひろ
ひろ

部分的に作ると予期せぬエラーが

発生して却って手間にになることも…

 

メリット③ 業務改善プランを構築できる

小さな改善であればトライアンドエラー形式で、

小さく初めて導入することができます。

一方で大きな改善をする場合には、

ある程度上司や同僚の理解を得ることが必要です。

特に過去から継続していることを変えるのは大変です。

過去のやり方を変えようとすると反発する方が

多い企業にお勤めの方も多いのでは無いでしょうか?

ひろ
ひろ

私の会社もそうなんです💦

単に経理の仕事を効率化するだけであれば、

勝手にやってしまうことができます。

但し、他の部署の方にも協力頂く際には

その手段を使うことはできません。

わからない君
わからない君

協力してもらえないよね💦

ひろ
ひろ

敵に回しても仕方ないですし

関係部署にメリットを提示できた方が、

その後協力していただけることが多いんですよね。

もちろん中には

・今までとやり方を変えたくない方

・システムと聞くと拒否反応が出ちゃう方

・説明してもきこうとしない方

も当然いらっしゃいます。

こういった方達は説明しても協力してくださらないので、

・こちら側の意図も理解を示してくれる方。

・業務上許容できることできないことをすり合わせできる方。

という方と前向き且つ円滑に業務を進める為にも、

しっかりメリットを提示することが大切です。

別のことをすると忘れてしまいがちなので、

邪魔が入りにくいテレワークとの相性がいいですね。

 

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経理部がテレワークするデメリット 3選

テレワークはメリットの方がはるかに多いのですが、

デメリットも多少なりとも存在します。

これらのデメリットは将来的には解消されていくと考えています。

ひろ
ひろ

特に昨今の社会情勢で必要性が

明らかに高まっていますからね。

とはいえ執筆時点では制度やコスパを考えると、

中々完全テレワーク以降は難しいのが実情ですね。

自社でシステム開発できる企業であればともかく、

弊社のような会社ではちょっと厳しいですw

 

デメリット① 請求書を電子で送受信するハードルが高い

請求書の電子化が徐々に進んでいっていますが、

正直現状は使いにくいです。

現在の請求書発行は次の通りです。

・紙の請求書が送られてくる。

・専用HPに直接アクセスしてダウンロード

・請求書用のプラットフォームにアクセスしてダウンロード

この中で電子請求書で一番多いのが

・専用HPに直接アクセスしてダウンロード

することです。

ひろ
ひろ

これは正直あまりやりたくないんです…

わからない君
わからない君

え?なんで?

別にそこまで手間じゃないんじゃない?

ひろ
ひろ

数社ならまだしも何百社の請求書を、

確認する手間は掛かりすぎるよ…

1社や2社なら対応することができても、

何百社も1回1回専用ページにアクセスして、

ということは正直やってられません。

それを解消できる請求書用のプラットフォームも

登場していますが流石にまだそこまで広がりきっていません。

この辺りが解消されない限りは、

紙の請求書の方が扱いやすいんですよね…

特に日本は小さい会社も少なくないので、

日本全国で「電子請求」に切り替わるのは、

まだまだ先の話ですね。

 

デメリット② 電子帳簿保存法を導入するためのハードルが高い

税法上会計帳票は一定期間の保管義務があります。

例えば総勘定元帳や仕訳帳、各種補助簿は10年、

領収書、請求書、預金通帳は7年間保管する必要があります。

つまり経理として扱う各種書類は保管する義務があります。

わからない君
わからない君

リモートワーク中だけ電子ファイルで

保存したらいいんじゃないの?

ひろ
ひろ

電子ファイルで保存することも

認められてはいるのですが…

「電子帳簿保存法」という制度があるので、

会計帳票を電子データとして保管することは可能です。

国税庁のHPで要件が定められています。

色々と小難しいことが書いてありますが、

・要件を満たしたシステムを使ってね。

・登録日や変更日、削除した内容が確認できる必要があるよ。

・調べたい情報をすぐに出力できる状態にしてね。

といったニュアンスのことが書かれています。

つまり、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する必要があります。

中小企業だと目的に応じてバラバラにシステムを入れるので、

要件を満たそうとすることが難しいんですよね。

最近導入するシステムは対応できることを確認してから、

導入していますがまだ網羅しきれていません。

ひろ
ひろ

入れよう!としてすぐに入れられるシステムではないので

ここは時間が必要ですね。

 

デメリット③ 文字コミュニケーションに慣れていない人が多い

わからない君
わからない君

ん?どういうこと?

ひろ
ひろ

経理は他の部署に対して

「文句を言わざるを得ない」部署なんです。

経理部は他の部署に対して、

ブレーキを掛けることも仕事の一つです。

例えば、

売上はめちゃくちゃ上がる

その代わりに

方法は法的(倫理的)にアウト

な手段を営業が取ろうとしている場合は、

経理部としては待ったをかける必要があります。

他の部門がアクセルだとすれば、

経理部はブレーキの役割ですね。

ということでコミュニケーションを取る必要が多いのですが、

「システム自体に苦手意識」をお持ちの方が

非常に多いので文字コミュニケーションがやりにくいです💦

ひろ
ひろ

前提条件無く質問されても

何を答えていいかわかりません💦

文字でのコミュニケーションは

表情や雰囲気が伝わらないので、

通常のコミュニケーション以上に

「言葉」に注意する必要があります。

ひろ
ひろ

私も今まで以上に言葉に

注意する必要性を実感しています^^

 

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経理部がテレワークするメリットデメリット まとめ

中小企業の経理部でもテレワークすることは、

メリットの方が大きいと考えています。

とは言え現時点で完全テレワークに移行するためには

ハードルが高いのもまた事実ですね。

ひろ
ひろ

システムの導入や

そもそも仕事の進め方を変える必要があります

物理的にテレワークを導入できない仕事は当然あります。

それでも

・やる方法は本当にないのか?
を考えていきたいですね。

昨今の社会情勢の大きな変化は、

これまでの「当たり前」を大きく変化させてしまいました。

とはいえこれは誰にもどうすることもできません。

外部環境が劇的に変わったとしても、

対応することができるよう仕事のやり方を考えることが

求められていると私は思います。

 

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