社会人として変わったことの一つに「優先順位」の捉え方があります。
色々な人から「優先順位考えて仕事しろよ！」と言われませんか？
そんなことについて考えてみたいと思います。
今回の話を伝えたい方
・優先順位と言われすぎて、何が大切かわからなくなった人
・そもそも何が優先かわからない人
こんなにできませんよね…
目次
1.一般的な優先順位の捉え方
2.私の行動の取り方
3.まとめ
1.一般的な優先順位の捉え方
一般的には「重要度」と「緊急度」の２軸で捉えることでしょうかね？
①重要かつ緊急
②重要だが緊急ではない
③重要ではないけど緊急
④重要でもなく緊急でもない。
まぁ①と④は明確に優先順位つけやすいですよね。
問題は②と③。
「重要」を取るか「緊急」を取るか。
ここで優先すべきは②の重要だ！
③は人に振ってしまえば良い！
と私は聞きました。
概ね同意ではあります。
なぜ、概ねかというと…
そんな簡単に人に振れませんよ！というところです。
貴方が上司の立場であればもちろん部下に振るべきです。
ただし、貴方が私のように部下の立場だとそうもいきませんよね。
振る相手がいないならやるしかありません。
2.私の場合
自分でやるしかない時代の私の場合です。
④重要でもなく緊急でもない場合
まず要点や最低限必要なところを確認します。
そうしないと相手から再度依頼が来て時間がなくなってしまうためです。
急いでいる時ほど「小まめに確認する」は大切です。
ある程度「雑」でも必要なところがわかるレベルで回答して終了します。
③重要ではないけど緊急
必要ポイントを確認した上で、「雑」でも良いので早めに回答します。
④との違いは取り掛かる順番です。
緊急である以上、相手はある程度の素早いレスポンスを求めています。
段取りした上で早期回答するとある程度満足されます。
ただし、内容によっては丁重に断ることも必要です。
例えば何かを読めば理解できることを、聞いてきた場合などです。
この場合は該当箇所のURLなどを送付して、「今時間がない」ことをお伝えします。
普段丁寧に対応をしているとこれで済むこともままあります。
②重要だが緊急ではない
少しじっくり考えますが、翌日或いは翌々日には第1報を送ります。
ここのポイントはまず第1報を送ってしまうことです。
「緊急ではないから」といって後回しにすると、
ズルズルとやらないまま「緊急」になってしまうこともあります。
またどんなに素晴らしい「報告」を作っても「ズレ」ていては意味がありません。
重要だが緊急ではない、は抽象的であることも多いので、
「ズレ」の修正を早期にするためにも出してしまうのが手っ取り早いと思います。
①重要且つ緊急
全力でやりあげます。
私は基本的に「溜め」ずに打ち返すことを意識しています。
「溜め」ると緊急度が上がってしまうことも少なくありません。
依頼者とのズレを生じさせないためにも、早めに返します。
また、重要度が低い場合は「体裁」はあまり気にしません。
「雑」でも出せるようにExcelやマクロを駆使して、
依頼に対応できるようにしています。
3.まとめ
今回この記事を書いた理由は、一般的な優先順位の捉え方とは
違っているかもしれないけれども個人的にはこの方がいいなぁと思ったからです。
人が大勢いる部署であれば助けてもらうこともできます。
ただ、これは一方的に「Give」を貰うことになるので、
露骨にやりすぎると「あいつはちっとも自分でやらない」と
誤解を生じる可能性があります。
反面今私のスタンスは相手にまず「Give」することが前提です。
重要度や緊急性によって、クオリティに差をつけて、
多くの人に必要な情報を提供します。
こうすると「重要度が低い」依頼は相手を不快にさせずに断ることができ、
こちらが助けてもらいたい時に助けていただける可能性が増えます。
「雑」でもいいからやり遂げて納める。
特に優先順位がわからない新入社員や中途入社社員の方には、
このやり方を試してみてはいかがかなと思います。
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