【テレワーク】中小企業でテレワークを導入できる?

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実践報告

昨今の社会状況を受けてテレワーク導入

わからない君
わからない君

テレワークって大企業だけじゃないんだね!

中小企業でもできるんだね〜!

ひろ
ひろ

流石に経理業務を完全にテレワークは

できていませんが💦

こんにちは、こんばんは、おはようございます。

中小企業経理部員として働くひろです。

昨今の社会情勢を受けて私が勤務する会社でも

テレワーク対応が始まりました。

個人的には

ひろ
ひろ

テレワークめっちゃ捗る!!

ということで導入されて良かったと感じています。

今回のような社会情勢の著しい変化を

受けて緊急的な対応です。

恐らくそうでなければ「テレワーク」を

導入する検討すらしなかったでしょう。

そんな企業でもテレワークを行うことができています。

人も物資も限られている中小企業で

どのようにテレワーク対応しているかを紹介いたします。

 

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中小企業がテレワークをするために まとめ(忙しい方向け)

中小企業でもテレワークはできます!

・非管理者/管理者共にテレワークする方法を考える

・業務を整理してテレワークの可否判断

・テレワークできない業務への対応

この辺りを整理することで中小企業でも

十分テレワーク対応を取ることが可能です。

まず「やるためにはどうしたら良いか?」

考えるところからスタートですね。

 

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中小企業がテレワークをするために 上司への働きかけ

【中小企業でテレワーク】 大前提

前提としてうちの会社の状況をまとめます。

・中小企業製造業。

・システムに対して懐疑的な経営者。

・電子帳簿保存法は未導入。

正直、非常事態でもなければ「テレワーク」を

検討することすらなかったと思います。

比較的理解のある直属の上司ですら、

当初は「テレワーク」に対して懐疑的でした。

ひろ
ひろ

正直今となってはよくぞ導入してくれた!

と感謝しています!

 

【中小企業でテレワーク】 対応① 直属の上司にアピール

最終的には全社的なテレワーク導入が

決定しましたが、当初は「可能か不可能か」を

判断していました。

その為、直属の上司から「テレワークすることは可能か?」と

事前に確認をされました。

正直経理部の上司としては、

・紙ベースでの対応が大半だから難しい

・会社に来ていない状態での仕事を見れない

ということもあって導入は消極的でした。

 

一方で私は可能だと考えていました。

・出社しないとできない業務は確かにある

・とはいえ出社せずにPC上で完結する業務もある

・(出社しないことで雑音が入らず集中できるだろう)

流石に最後の1文を直接伝えることは

憚られましたが考えていましたw

0か100かで考えると確かに困難ですが、

部分的にテレワークを導入すること自体は

そこまでハードルが高くもありませんでした。

ひろ
ひろ

業務の進め方を工夫すれば

十二分に対応可能と判断しました。

 

特にタイミング的にも

・年次決算と月次決算が重なる繁忙期

・会計情報さえ取得できれば十分仕事になる

ことも個人的には追い風でした。

ひろ
ひろ

会社に来なくても成果を残す方法はある

と考えたので上司を強く説得しました。

 

結果として上司も経営層を説得する側に回ったようです。

 

【中小企業でテレワーク】 対応② 業務を整理し見える化

上司にテレワークを行うことが可能と伝えた上で、

テレワーク時にどのように仕事を進めるか見える化しました。

・上司自身に可能であると思ってもらう為。

話をしていて一定の理解を示していたものの、

まだ半信半疑な反応でした。

その為、具体的にどの業務がリモートでも対応可能か。

反対にどの業務は出社する必要があるかを区分しました。

具体的にイメージして頂くことができました。

この2つを伝えたことで速やかに

テレワークを導入に至りました。

わからない君
わからない君

え〜?本当にそう思っている?

ひろ
ひろ

正直この社会情勢の変化だと、

発信していなくても導入されていたかもしれません。

業務を完全に停止することが出来ないため、

上司自身がテレワークに否定的の場合、

他の部署だけ導入する可能性もありました。

業務遂行を指揮しなければならない立場の

上司に理解してもらうことは大切です。

 

【中小企業でテレワーク】 対応③ テレワーク不可な業務への対策

残念ながら現状の業務では、

100%のテレワーク対応はできませんでした。

わからない君
わからない君

え?なんで?

やればいいじゃん!

ひろ
ひろ

他社と関わる請求書等が基本紙なんです…

ということもあって、100%のテレワークは

実施することは出来ませんでした。

そのため

・日を決めてピンポイントで出社

・会社でしかできない業務を行う

・終わり次第すぐに退社

といったスタイルで対応しています。

わからない君
わからない君

ヒットアンドアウェイみたいだね!

ひろ
ひろ

長居はしません!

まだ改善の余地はありますが、

それでもテレワークに変更して、

大幅に業務の遅れは発生していません。

 

【中小企業でテレワーク】 上司世代の懸念について

上司世代にとって「テレワーク」導入は

かなりハードルが高いのは事実です。

何故なら今までの働き方を否定することになるからです。

テレワーク導入に際して次のような意見があったそうです。

・部下が目の前で働いていないと分からない!

・リモートワークにしたら部下がサボるのでは?

・そもそも自分がシステムを使いこなせない!

特に普段部下を厳しく見張って管理しているような

上司にとっては物理的に見えない状況が不安なのでしょうね。

また、これは当社の仕組の問題ですが、

現時点で「成果」で評価する仕組みが整っていません。

「成果主義」に近い仕組みはあるのですが、

実態としては「働いている時間」で

評価されている面が少なくありません。

その為、テレワークでどう評価していいのかが

上司としては分からない問題があります。

この懸念に対して上手く対応したいところですが、

実際に体験してみないと納得を得られないのも事実です。

部分的にでもスタートを切ることが大切ですね。

 

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中小企業がテレワークをするために システム部署への対応依頼

自宅から会社にアクセスするためには、

システム関連部署の協力が不可欠です。

今回は経営層からの指示が降りましたが、

私は事前に該当部署に確認をしました。

テレワークをするとはいえ、独立したパソコンだけで

業務を完結するのは正直かなり困難です。

やはりある程度は社内のデータを扱う必要があります。

一方で社外からのアクセスはセキュリティー対策で、

防止されているケースが大半です。

ひろ
ひろ

私の会社もそうでした

その為、システム部署に社外からのアクセスを

許可設定して頂く必要があります。

私は上司にテレワークの有効性を伝えるとともに、

実際に可能かどうかを事前に確認していました。

結果として制約を設ければ、

そこまで大きな手間はかからずに、

対応することは可能であることを知りました。

わからない君
わからない君

へ~

どんな風にしたら対応できるの?

ひろ
ひろ

システムの細かい部分は分かりません…^^;

結果として

・社内ネットにアクセスできるノートPCを貸与

・社内の自分のパソコンとシステムにアクセス可能

という対応を取ることが出来ました。

自分のパソコンの中に日々使うデータやら

資料が蓄積されているので

これはかなり有難かったですね。

また、端末を指定して解放されている状態であれば、

比較的セキュリティは安全なのでしょうね。

 

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中小企業がテレワークをするために 実際にやってみて

非管理者の立場として

業務上出来ない部分はあるものの、

テレワークで十分進めることが出来ます。

特に

・システム等パソコンで完結する作業は問題なく

・電話などで中断されることが少ないので、
思考する仕事は進めやすい。

・仕組を考える作業も行いやすい

・帰宅がメチャクチャ早い。仕事が終わって
30秒で家族に合える。

会社だと声を掛けられたり、電話の音で

気が散ってしまうことが多々あります。

気が散らずに集中できるので、

業務が非常に捗ります。

 

管理者の立場として

テレワーク導入自体に難色を示していた上司も

いざ始まると

・テレワーク普通に仕事ができる!

・電話がほとんどこないので集中できる!

ということで導入したメリットを実感頂けたようです。

上司自身にテレワークの有用性を知ってもらえたので、

収束後も定期的にテレワークで在宅勤務したいですね。

 

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中小企業がテレワークをするために まとめ

中小企業でもテレワークはできます!

・非管理者/管理者共にテレワークする方法を考える

・業務を整理してテレワークの可否判断

・テレワークできない業務への対応

この辺りをきちんと整理できていれば、

部分的なテレワーク導入ができないはずはありません。

テレワークは上司や同僚、部下の姿を

視認することが出来なくなる不安はありますが、

それ以上にメリットの方が大きいです。

まずは「どうしたらテレワークできるのか?」

を考えることからスタートしてみると良いでしょう。

 

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