中小企業経理部でもテレワーク可能です。
え？本当にできるの？
テレワーク導入して
3週間くらい経ちますが^^
こんちには、こんばんは、おはようございます！
中小企業で経理部員として勤務しているひろです。
こちらの記事でも紹介したように
中小企業の我が社もテレワーク対応が導入されました。
今回は実際にテレワーク作業をして感じた
メリットとデメリットをご紹介します。
経理部がテレワークするメリットデメリット まとめ(忙しい方向け)
2020年4月時点では完全にテレワーク対応することは困難です。
それでも部分的に経理業務をテレワーク化することは、
十分に可能だと私は思います。
もちろん事前に整える必要はありますが、
全くできない、ということはありませんね。
似たように使われるリモートワークとの比較は
こちらで紹介しています。
正直大きな差はありませんので、同じ意味で読んでいただければ。
経理部がテレワークするメリット 3選
直接電話や訪問があるわけではないので、
頭を使う作業を連続してやりやすいです。
考えをまとめている途中で中断することが
多かったので特に強く実感しています。
頭脳作業を積極的にやるには持ってこいですね。
メリット① 自分のペースでじっくり考えることができる
3月決算の企業は特に4月5月は、
前年である2019年度と2020年4月、2020年5月の
処理を並行して進めることになります。
その為、前年度と今年度を行ったり来たりします。
この時期は混乱しやすいのです。
どうしても出社していると電話がかかってきたり、
実際にフロアに来たりで手が止まることがあります。
その点、テレワークをしていると大半は
メールやチャットでの問い合わせなので、
自分のペースで回答することができます。
自分で決めて対応することができるので
業務を効率的に進めることができますね。
メリット② 業務改善向けの作業ファイルを構成できる
システムがバラバラに導入されている状況なので、
システムとシステムの連携がどうしても悪いのです。
中小企業だと幅広くフォローしている
システムを導入するのが難しいんです…
そういったこともあって、
をする必要性が高いです。
流れとしては
✅Excelで別システムに取り込むための加工
✅別システムでデータを活用
というイメージで作成することが多いです。
他のシステムと連携目的の機能が
搭載されているシステムもありますが、
全く無いものもあります。
データの出力のされ方と取り込みの仕方を
考えて作る必要があります。
その為、全体の流れを考えて
作成できた方がより良いものになりますね。
部分的に作ると予期せぬエラーが
発生して却って手間にになることも…
メリット③ 業務改善プランを構築できる
小さな改善であればトライアンドエラー形式で、
小さく初めて導入することができます。
一方で大きな改善をする場合には、
ある程度上司や同僚の理解を得ることが必要です。
特に過去から継続していることを変えるのは大変です。
過去のやり方を変えようとすると反発する方が
多い企業にお勤めの方も多いのでは無いでしょうか？
私の会社もそうなんです💦
単に経理の仕事を効率化するだけであれば、
勝手にやってしまうことができます。
但し、他の部署の方にも協力頂く際には
その手段を使うことはできません。
協力してもらえないよね💦
敵に回しても仕方ないですし
関係部署にメリットを提示できた方が、
その後協力していただけることが多いんですよね。
もちろん中には
・今までとやり方を変えたくない方
・システムと聞くと拒否反応が出ちゃう方
・説明してもきこうとしない方
も当然いらっしゃいます。
こういった方達は説明しても協力してくださらないので、
・こちら側の意図も理解を示してくれる方。
・業務上許容できることできないことをすり合わせできる方。
という方と前向き且つ円滑に業務を進める為にも、
しっかりメリットを提示することが大切です。
別のことをすると忘れてしまいがちなので、
邪魔が入りにくいテレワークとの相性がいいですね。
経理部がテレワークするデメリット 3選
テレワークはメリットの方がはるかに多いのですが、
デメリットも多少なりとも存在します。
これらのデメリットは将来的には解消されていくと考えています。
特に昨今の社会情勢で必要性が
明らかに高まっていますからね。
とはいえ執筆時点では制度やコスパを考えると、
中々完全テレワーク以降は難しいのが実情ですね。
自社でシステム開発できる企業であればともかく、
弊社のような会社ではちょっと厳しいですw
デメリット① 請求書を電子で送受信するハードルが高い
請求書の電子化が徐々に進んでいっていますが、
正直現状は使いにくいです。
現在の請求書発行は次の通りです。
・紙の請求書が送られてくる。
・専用HPに直接アクセスしてダウンロード
・請求書用のプラットフォームにアクセスしてダウンロード
この中で電子請求書で一番多いのが
・専用HPに直接アクセスしてダウンロード
することです。
これは正直あまりやりたくないんです…
え？なんで？
別にそこまで手間じゃないんじゃない？
数社ならまだしも何百社の請求書を、
確認する手間は掛かりすぎるよ…
1社や2社なら対応することができても、
何百社も1回1回専用ページにアクセスして、
ということは正直やってられません。
それを解消できる請求書用のプラットフォームも
登場していますが流石にまだそこまで広がりきっていません。
この辺りが解消されない限りは、
紙の請求書の方が扱いやすいんですよね…
特に日本は小さい会社も少なくないので、
日本全国で「電子請求」に切り替わるのは、
まだまだ先の話ですね。
デメリット② 電子帳簿保存法を導入するためのハードルが高い
税法上会計帳票は一定期間の保管義務があります。
例えば総勘定元帳や仕訳帳、各種補助簿は10年、
領収書、請求書、預金通帳は7年間保管する必要があります。
つまり経理として扱う各種書類は保管する義務があります。
リモートワーク中だけ電子ファイルで
保存したらいいんじゃないの？
電子ファイルで保存することも
認められてはいるのですが…
「電子帳簿保存法」という制度があるので、
会計帳票を電子データとして保管することは可能です。
国税庁のHPで要件が定められています。
色々と小難しいことが書いてありますが、
・要件を満たしたシステムを使ってね。
・登録日や変更日、削除した内容が確認できる必要があるよ。
・調べたい情報をすぐに出力できる状態にしてね。
といったニュアンスのことが書かれています。
つまり、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する必要があります。
中小企業だと目的に応じてバラバラにシステムを入れるので、
要件を満たそうとすることが難しいんですよね。
最近導入するシステムは対応できることを確認してから、
導入していますがまだ網羅しきれていません。
入れよう！としてすぐに入れられるシステムではないので
ここは時間が必要ですね。
デメリット③ 文字コミュニケーションに慣れていない人が多い
ん？どういうこと？
経理は他の部署に対して
「文句を言わざるを得ない」部署なんです。
経理部は他の部署に対して、
ブレーキを掛けることも仕事の一つです。
例えば、
その代わりに
な手段を営業が取ろうとしている場合は、
経理部としては待ったをかける必要があります。
他の部門がアクセルだとすれば、
経理部はブレーキの役割ですね。
ということでコミュニケーションを取る必要が多いのですが、
「システム自体に苦手意識」をお持ちの方が
非常に多いので文字コミュニケーションがやりにくいです💦
前提条件無く質問されても
何を答えていいかわかりません💦
文字でのコミュニケーションは
表情や雰囲気が伝わらないので、
通常のコミュニケーション以上に
「言葉」に注意する必要があります。
私も今まで以上に言葉に
注意する必要性を実感しています^^
経理部がテレワークするメリットデメリット まとめ
中小企業の経理部でもテレワークすることは、
メリットの方が大きいと考えています。
とは言え現時点で完全テレワークに移行するためには
ハードルが高いのもまた事実ですね。
システムの導入や
そもそも仕事の進め方を変える必要があります
物理的にテレワークを導入できない仕事は当然あります。
それでも
昨今の社会情勢の大きな変化は、
これまでの「当たり前」を大きく変化させてしまいました。
とはいえこれは誰にもどうすることもできません。
外部環境が劇的に変わったとしても、
対応することができるよう仕事のやり方を考えることが
求められていると私は思います。
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