経理業務で使いたいExcel関数の話(VLOOKUP編)

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ビジネス/書評

今の経理はシステムを使いこなす必要があります

こんにちは・こんばんは・おはようございます。

ひろです。

今日は経理業務をやっていて役に立つと思う関数をお伝えします。

私は経理としては現在の会社だけですが、

過去所属していた会社でも経理業務はシステムで対応していたと思いますよ。

パッケージソフト(どこかの会社が作ったシステム)を使う場合(比較的安価)

カスタマイズソフト(自社の業務に合わせて作ったシステム)を使う場合(高価になりやすい)

自社システム(自社のエンジニアが作成したシステム)を使う場合(人件費が掛かる)

など企業によっては色々なパターンで対応していると思います。

とはいえ業務が全て1つのシステムで完結するということはほぼ無いでしょう。

そもそもシステム業者もある程度自分たちの守備範囲があります。

ある程度広範囲の規模でやられている企業もあるにはありますが、

高価になりやすい為、規模がある程度大きくないと導入を検討する段階に行きません。

システムとシステムの間でする細かい作業に関しては、Excelが大変便利です。

経理業務で使いこなせると便利なExcel関数について紹介します。

 

関数を扱う前に知っておいた方が良いこと

Excel関数でデータを扱う場合の大前提として元データのシートは

列に入っている情報を統一する必要があります。

例えば得意先マスタの場合は、

A列に得意先コード、B列に得意先名、C列に郵便番号、D列に住所・・・と

或いは商品マスタの場合は、

A列に商品コード、B列に商品名、C列に仕入単価、D列に標準売価・・・と

売上一覧の場合は

A列に販売日付、B列に伝票番号、C列に得意先番号、D列に得意先名、E列に商品コード・・・と

どこの列に何が入っているのか?が明確になっていることが必要です。

1行に「得意先の情報」「商品の情報」「売上に関する情報」などがまとまっていることが、

システム的な理解をする上で大切です。

ちなみ1行1行ルールが統一されていない場合は、

Excel関数で対応するのは不可能です。

各種データのシートは整理された状態であることが大切です。

 

VLOOKUP関数(得意先コードや商品コードから情報を表示させたい)

例えば売上伝票をExcelで作成することも可能です。

Wordのように1件1件必要な項目を入力して作成することもできます。

得意先コード得意先名得意先住所商品コード商品名販売金額などを

1つ1つ入力して作成する…可能ですが手間が掛かりますね。

またその都度入力するとどうしてもミスをする可能性もあります。

売上伝票に得意先コードと商品コード、数量といった変わる部分だけ入力することで、

得意先名や得意先住所、商品名や販売単価などが表示されて伝票作成完了、

とすることもできるので関数はかなり便利です。

 

VLOOKUP関数の構文 =VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)

検索値・・・数値・文字列・セル参照・関数などで指定する。

(半角・全角の違いも区別する為、半角英数と決めておいた方が良い)

範囲・・・・一番左側に「検索値」があるデータを選択します。

列番号・・・1番左の列を1として、何列目を参照するか入力します。(関数も可能)

検索の型・省略可能。私は0を入れて完全一致で検索掛けます。

 

例:商品一覧表

コード(A1)商品名(B1)金額(C1)
100リンゴ200
VLOOKUP(B2,A4:D8,2,0)VLOOKUP(B2,A4:D8,2,0)
100リンゴ200
200みかん100
300バナナ100
400もも200
500さくらんぼ200

簡単な商品一覧表を作成しました。

太字のコードを入れると、商品名と金額は自動で表記されます。

商品名と金額部分の式は下に記載しています。

検索値 :100(太字)

範囲  :100(小文字)からさくらんぼの金額200まで

列番号 :商品名は「2列目」金額は「3列目」

検索の型:0は完全一致

上記のように構成されています。

 

VLOOKUP関数を使うと「商品一覧」や「得意先一覧」といったマスタデータから

必要な情報を簡単に取り出すことが出来ます。

VLOOKUP関数とマスタデータを組み合わせることで、

売上伝票や請求書等といったものも簡単に表示することが可能です。

システムなども同じような構成になっているので、

この辺りが理解できるとシステムの理解も捗ります。

 

結論

・一番左に”主キー”がある場合はVLOOKUP関数でだいたい対応可能。

・マスタから必要な情報を持ってくることが得意。

・Excelでは「全角」と「半角」は別の文字として判定される。

数字やアルファベットで構成された”○○コード”は有効に活用することで、

人による入力ミスなどを防ぐことが可能です。

この横並びでマスタは構成するという考え方はシステムでも同様です。

システムの理解が早める為には、構造を理解することが大切だと思います。

私自身VLOOKUP関数から様々なExcel関数を学びました。

今はINDEXとMATCHを組み合わせて取得することも増えましたが、

VLOOKUP関数は非常に扱いやすいんですよね。

まず第一に覚えていただいて損がない関数だと思います。

システムは使いたくない!と思っていても経理として働く上では、

システムから逃れることはできません。

せっかくならばシステムについても知ってしまおう!くらいの方がいいのではないでしょうか。

今後も使っていただけそうな関数を随時お伝えしていきます。

ここまでご覧頂きありがとうございました。

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